Geschäftsordnung

1. Zusammensetzung der Lenkungsgruppe

Leadpartner setzt die Lenkungsgruppe zusammen auf der Grundlage von Dialogen mit und Vorschlägen von den Projektpartnern.

1.1 Mitglieder

Die Lenkungsgruppe setzt sich zusammen aus einem Vorsitzenden, einem zweiten Vorsitzenden und 4 Mitgliedern:

  • Kim Dawartz (Næstved Kommune)
  • Jesper Kjærulff (Vordingborg Kommune)
  • Per Voetmann (Lolland Kommune, ab 2016)
  • Marianne Schreier (Kreis Plön)
  • Friedrich Thorn (Hansestadt Lübeck)
  • Marita Wollenweber (Kastanienhof Oldenburg)

1.2 Vorsitz und zweiter Vorsitz

Den Vorsitz der Lenkungsgruppe führt der Leadpartner.  Der Vorsitzende kann einen Stellvertreter ernennen.

Die Lenkungsgruppe ernennt den zweiten Vorsitzenden zum ersten Treffen der Lenkungsgruppe am 18. November 2015.

1.3 Funktionsperiode

Die Funktionsperiode der Lenkungsgruppe endet mit dem Abschluss des  kultKIT-Projekts den 31/7-2018.

1.4 Vertreter

Die Mitglieder sind berechtigt, sich durch einen persönlichen Vertreter vertreten zu lassen. Der Vertreter muss dem Leadpartner vor dem jeweiligen Treffen mitgeteilt werden.

1.4 Projektleiter des kultKIT-Projekts

Der Projektleiter des kultKIT-Projekts nimmt an den Treffen der Lenkungsgruppe in der Funktion eines Sektretärs teil.

2 Arbeit der Lenkungsgruppe

2.1 Anzahl Sitzungen

Es findet mindestens eine ordentliche Sitzung der Lenkungsgruppe pro Jahr statt. Der Vorsitzende kann mit einer Frist von mindestens einer Woche eine außerordentliche Lenkungsgruppensitzung einberufen. In besonderen Fällen kann der Vorsitzende entscheiden, dass ein Sachverhalt durch eine schriftliche Anhörung über elektronische Medien stattfindet.

Die Lenkungsgruppe kann externe Teilnehmer zur Behandlung einzelner Sachverhalte auf den Treffen der Lenkungsgruppe nach bedarf einladen.

2.2 Einberufung, Tagesordnung und Materiale für Treffen sowie Fristen für diese

Leadpartner  ist verantwortlich für den Kontakt zu den Mitgliedern der Lenkungsgruppe sowie die Planung und Durchführung von Sitzungen der Lenkungsgruppe.

Leadpartner setzt die Tagesordnung fest. Leadpartner legt den Zeitpunkt  für die Sitzung fest und übermittelt die Einladung unter Einhaltung einer Ladungsfrist von mindesten acht Wochen.

Punkte zur Tagesordnung können von allen Mitgliedern der Lenkungsgruppe eingebracht werden. Vorschläge zu Tagesordnungspunkten müssen  spätestens 10 Tage vor der Sitzung beim  Leadpartner eingegangen sein.

2.2.1 Tagesordnung

Die Tagesordnung soll den Mitgliedern spätestens 4 Werktage vor einer Sitzung vorliegen. Anlagen zur Tagesordnung sollen soweit möglich gleichzeitig vorliegen. Die Tagesordnung inkl. Anlagen wird elektronisch an die Mitglieder übermittelt.

2.3 Leitung der Sitzungen

Der Vorsitzende leitet die Sitzungen der Lenkungsgruppe. Im Falle seiner Verhinderung leitet der zweite Vorsitzende die Sitzung.

2.4 Beschlussfähigkeit

Die Lenkungsgruppe ist beschlussfähig, wenn die Hälfte aller stimmberechtigten Mitglieder, hierunter der Vorsitzende oder der zweite Vorsitzende anwesend sind. Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit gefasst. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Vorsitzenden, im Falle seiner Verhinderung, die Stimme des zweiten Vorsitzenden.

2.5 Protokollierung

Leadpartner erstellt das Sitzungsprotokoll. Der Protokollentwurf wird allen Mitgliedern zeitnah per E-Mail zugesandt. Einwendungen müssen dem Leadpartner innerhalb von 14 Tagen nach Empfang des Entwurfs schriftlich mitgeteilt werden. Hiernach betrachtest das Protokoll inklusive eventuellen Korrekturen als bestätigt und wird den Mitgliedern per E-Mail zugesandt.

2.6 Absagen zu Sitzungen

Absagen zu Sitzungen werden dem kultKIT-Projektleiter schriftlich mitgeteilt. Ein Mitglied sorgt selbst dafür, dass sein Stellvertreter über die Absage informiert wird und Informationen zum Zeitpunkt der Sitzung, Materialien zur Sitzung etc. erhält.

3 Aufgaben der Lenkungsgruppe

Die übergeordnete Aufgabe der Lenkungsgruppe die Sicherstellung dessen, dass das Projekt so implementiert und durchgeführt wird, wie es im aktuellen und genehmigten Antrag für das Projekt kultKIT vorgesehen ist.

Die Mitglieder der Lenkungsgruppe haben Zugang zur Dropbox, in der die Projektpartner alle Dokumente zur Progression des Projekts und der Arbeit der Projektpartner aufbewahren.

Die Lenkungsgruppe soll zur strategischen Entwicklung des Projekts beitragen.

Zudem soll die Lenkungsgruppe eine übergeordnete Verankerung der Erfahrungen und Ergebnisse aus dem Projekt bei den einzelnen Projektpartnern.

Die Lenkungsgruppe soll laufend die Progression des Projekts besprechen und die jährliche Berichterstattung bestätigen, bevor diese dem Interreg-Sekretariat zugesandt wird.

4 Offenheit über die Arbeit der Lenkungsgruppe

Eine möglichst große Offenheit über die Arbeit der Lenkungsgruppe wird angestrebt. Protokolle werden nach den Sitzungen auf der Homepage des kultKIT-Projekts (www.kultkit.eu) samt in der Dropbox der Projektpartner verfügbar gemacht.

5 Genehmigung der Geschäftsordnung

Die Mitglieder der Lenkungsgruppe genehmigen die Geschäftsordnung der Lenkungsgruppe auf ihrer ersten Sitzung.

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