Forretningsorden

1. Styregruppens sammensætning

Leadpartner nedsætter styregruppen på baggrund af dialog og forslag fra projektpartnerne.

1.1 Medlemmer

Styregruppen udgøres af en formand og en næstformand samt 4 medlemmer:

  • Kim Dawartz (Næstved)
  • Jesper Kjærulff (Vordingborg)
  • Per Voetmann (Lolland Kommune, fra 2016)
  • Marianne Schreier (Kreis Plön)
  • Friedrich Thorn (Hansestadt Lübeck)
  • Marita Wollenweber (Kastanienhof Oldenburg)

1.2 Formand og næstformand

Leadpartner er formand for styregruppen. Formanden kan udpege en stedfortræder.

Styregruppen vælger en næstformand på første møde i styregruppen d. 18. november 2015.

1.3 Funktionsperiode

Styregruppen har sit virke frem til kultKIT-projektets afslutning den 31/7-2018.

1.4 Suppleanter

Medlemmer kan i tilfælde af forfald lade sig repræsentere af en personlig suppleant. Suppleanten skal være meddelt leadpartner inden det pågældende møde.

1.4 kultKIT-projektets projektleder

kultKIT-projektets projektleder deltager i styregruppemøder som sekretær.

2 Styregruppens arbejde

2.1 Mødehyppighed

Der afholdes mindst et ordinært styregruppemøde pr. år. Formanden kan indkalde styregruppen til ekstraordinært møde med mindst en uges varsel. I særlige tilfælde kan formanden træffe beslutning om, at en sag forelægges ved skriftlig elektronisk høring.

Styregruppen kan efter behov indkalde eksterne deltagere til behandling af enkelte sager på styregruppemøder.

2.2 Indkaldelse, dagsorden og mødemateriale samt tidsfrister for dette

Leadpartner er ansvarlig for kontakt til styregruppens medlemmer samt planlægning og afvikling af gruppens møder. Leadpartner udarbejder dagsorden, fastlægger mødedatoer og indkalder til møder med mindst otte ugers varsel.

Alle medlemmer kan indsende forslag til dagsorden. Forslag til dagsordenspunkter indsendes til leadpartner normalt senest 10 dage før mødet skal afholdes.

2.2.1 Dagsorden

Dagsorden skal være medlemmerne i hænde senest 4 hverdage før mødet. Bilag til dagsordenen skal så vidt muligt foreligge samtidig. Dagsordenen med bilag udsendes normalt elektronisk.

2.3 Ledelse af møderne

Formanden leder styregruppens møder. Ved formandens forfald leder næstformanden mødet.

2.4 Beslutningskompetence og beslutningsdygtighed

Styregruppen er beslutningsdygtig når halvdelen af styregruppens stemmeberettigede medlemmer herunder formanden eller dennes stedfortræder er til stede. Ved afstemning træffer styregruppen afgørelser ved almindelig stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme, eller ved dennes forfald næstformandens, afgørende.

2.5 Referater

Leadpartner udarbejder mødereferatet. Udkast til referat udsendes via e-mail hurtigst muligt efter mødet. Skriftlige kommentarer skal være leadpartner i hænde senest 14 dage efter medlemmerne har modtaget referatet. Referatet med eventuelle rettelser betragtes herefter som godkendt og udsendes via e-mail.

2.6 Afbud til møder

Afbud til møder sker ved skriftlig henvendelse til projektlederen. Et medlem foranlediger selv at suppleanten informeres om medlemmets forfald og fremsender oplysninger om mødetidspunkt, mødemateriale m.m.

3 Styregruppens opgaver

Styregruppens overordnede opgave er at sikre, at projektet implementeres og gennemføres som angivet i den gældende og godkendte ansøgning for projektet kultKIT.

Styregruppens medlemmer har adgang til projektpartnernes Dropbox som indeholder alle dokumenter omkring projektets fremdrift og projektpartnernes arbejde.

Styregruppen skal bidrage til og sikre projektets strategiske udvikling.

Desuden skal styregruppen sikre en overordnet forankring af projektets erfaringer og resultater hos de enkelte partnere.

Styregruppen skal løbende drøfte projektets fremdrift og godkende den årlige afrapportering, før denne indsendes til Interreg-sekretariatet.

4 Åbenhed om styregruppens arbejde

Der skal være størst mulig åbenhed om styregruppens arbejde. Referater lægges derfor normalt på kultKIT-projektets hjemmeside (www.kultkit.eu) samt i projektpartnernes Dropbox når der har været afholdt møde.

5 Godkendelse af forretningsorden

Forretningsordenen vedtages af styregruppen på dens første møde.

Dansk-tyske mikroprojekter inden for kultur, idræt, fritid og uddannelse || Deutsch-dänische Mikroprojekte in den Bereichen Kultur, Sport, Freizeit und Ausbildung