Neden for finder du en detaljeret vejledning til, hvordan du udfylder ansøgningsblanketten.
Ansøgningen sendes til: projekt@kultkit.eu
VEJLEDNING: STØTTE TIL ET INDLEDENDE MØDE:
Øverst på blanketten er der to felter. Du skal sætte kryds i den første, et dansk-tysk møde, når du søger om støtte til et møde, hvor du og din partner mødes for at skrive en projektansøgning. Bemærk, at støtten til disse møder ikke kan overstige 3.000 Euro.
Du skal også huske at udfylde rubrikkerne 1,2,3 og 4.
I rubrik 1, Projekttitel, skal du skrive det navn, I ønsker at give jeres projekt.
Rubrik 2, Projektaktører, skal indeholde navnene på de ansvarlige projektledere i Danmark og i Tyskland. Underrubrikken, Videre projektaktører, skal udfyldes, hvis der er flere partnere.
Rubrik 3, Informationer om partnerskabet: Her skal du sætte kryds i boksen ”ja”, hvis du og din partner tidligere har arbejdet sammen. Du skal også redegøre for, hvad samarbejdet handlede om.
Hvis du og den tyske partner ikke tidligere har arbejdet sammen, skal du blot sætte kryds i boksen ”Nej”.
I rubrik 4 skal du fortælle, hvor og hvorfor mødet afholdes. Tidspunkt, antal deltagere, jeres mål med mødet, mødets indhold og udgifter i forbindelse med afholdelsen.
Det er en god idé at have undersøgt priser på tog og færger, afstand i kilometer, hvis én eller flere af deltagerne kører i egen bil, og muligheden for samkørsel. Vedhæft gerne dokumentation i form af screendumps af undersøgte tog- og færgepriser og rutevejledninger.
Underskriv i rubrik 4. Resten af blanketten skal ikke udfyldes.
VEJLEDNING: STØTTE TIL GENNEMFØRELSE AF ET PROJEKT:
Hvis du vil søge om støtte til gennemførelse af selve projektet, skal du på forsiden sætte kryds i den nederste boks, Gennemførelse af et dansk-tysk projekt, og udfylde punkt 1,2 og 3.
Bemærk, at der kun kan søges støtte til projekter med et budget på over 3.000 Euro.
I rubrik 1, Projekttitel, skal du skrive projektets navn.
Rubrik 2, Projektaktører, skal indeholde navnene på de ansvarlige projektledere i Danmark og i Tyskland. Underrubrikken, Videre projektaktører, skal udfyldes, hvis der er flere partnere.
I rubrik 3 skal det fremgå, om du og partneren/partnerne tidligere har samarbejdet om et projekt. Hvis I har det, skal du beskrive, hvad samarbejdet bestod i. Hvis der ikke tidligere har været et samarbejde, skal der krydses af i boksen ud for ”Nej”.
Hvis I har modtaget støtte fra Kultkit til et eller flere indledende møder skal der krydses af ud for ”Ja”. Du skal samtidig notere dato ud for hvert enkelt af de afholdte møder.
Rubrik 4 skal ikke udfyldes.
I rubrik 5, Beskrivelse af projektet, skal I fortælle, hvad projektet går ud på, og hvad det indeholder af aktiviteter. Beskriv detaljeret med angivelse af tid, sted, program og forventede deltagere (hvor mange, hvorfra, og hvorfor netop dem). Efter projektet skal I afrapportere om aktiviteter og dokumentere, at de er blevet gennemført, som I beskriver dem her. Derfor er det vigtig, at I er meget præcise og detaljerede med jeres beskrivelse. Det samme gælder for projektets omkostninger. Udgifter, der angives i budgettet, skal stemme med oplysningerne i denne rubrik.
I rubrik 6, Kommunikationsarbejde, handler det om PR og presse. Om, hvordan I planlægger at synliggøre jeres projekt i offentligheden. Hvad I vil gøre for at tiltrække opmærksomhed omkring projektet, og hvordan I vil udbrede kendskabet til projektet og dets aktiviteter. Beskriv den planlagte mediestrategi for både sociale og traditionelle medier og lav et estimeret budget for produktion af flyers, plakater, video, hjemmeside, roll-ups og lignende PR-materiale. Skriv til jens@kultkit,eu.
Estimaterne skal være præcise, så de kan sammenholdes med de budgetterede udgifter til PR- og presseaktiviteter og efterfølgende med de faktiske udgifter. Indhent tilbud, så I er sikre på, at oplysningerne i budgettet er korrekte. Husk, at alle tiltag skal kunne dokumenteres med bilag, fotos og screenshots, når der senere skal afrapporteres.Tag eventuelt en snak med Kultkits kommunikationskonsulent, Jens Høvsgaard, jens@kultkit.eu, for at høre, hvordan Kultkits presseafdeling kan hjælpe jer med offentlighedsarbejdet.
I rubrik 7, Finansiering af projektet, skal der opstilles et realistisk budget for hele projektet. I skal bruge budgetskemaet, som findes her (link). I skal være meget omhyggelige og grundige, når I lægger jeres budget, da det er det, der danner basis for jeres eventuelle projektstøtte. Sørg derfor altid for at indhente tilbud og undersøge priser, så budgettet er realistisk. Udgifter, der er væsentlig højere end angivet i budgettet, vil ikke blive dækket. Det samme gælder for udgiftsposter, der ikke er medtaget i budgettet og beskrevet i denne rubrik.
Priserne skal være rimelige i forhold til gængse markedspriser. Når det handler om køb af varer eller ydelser hos en tysk aktør og beløbet overstiger 500 euro, skal der indhentes tre tilbud.
Der ydes støtte til følgende udgifter i dansk-tyske projekter:
- Transportudgifter: turistbus, offentlige transportmidler, Deutsche Bahn/DSB, færgetransport Rødby-Puttgarden (med/uden bil), transport i egen personbil dækkes med 0,30 Euro/km, parkeringsudgifter.
- Overnatning: Udgifter til overnatning støttes inden for rimelighedens rammer – vandrerhjem, feriecentre, hostels, etc. Bemærk, at privat overnatning ikke er støtteberettiget.
- Honorarer: til f.eks. oplægsholdere, undervisere, eksterne rådgivere og lign.
- Reklame- og PR-aktiviteter: trykning af brochurer, plakater, flyers og lign.
- Forplejning: Mad og drikkevarer til deltagerne under gennemførelse af projektet dækkes inden for en rimelighedens rammer.
- Øvrige udgifter: f.eks. leje af lokaler, udstyr eller materialer, der er nødvendige for gennemførelsen af projektet.
Støtte til udgifter, der ikke fremgår af ovennævnte liste, vil blive behandlet og vurderet individuelt.
For alle projekter og møder gælder, at de støtteberettigede udgifter skal leve op til princippet om økonomisk forsvarlig forvaltning. Det vil sige, at brugen af støttemidler skal være sparsom, produktiv, effektiv og ansvarlig.
Giv alle posterne i budgettet et løbenummer, og noter nummeret i yderste venstre spalte. I spalte det store tekstfelt, Beskrivelse, skal du beskrive udgiften, f.eks. ”bustransport”. Du skal også notere, hvem af projektdeltagerne, der er ansvarlig for betalingen. Når det handler om transport i privat bil, skal ruten t/r fremgå af teksten. f.eks: Maribo/Lübeck, Lübeck/Maribo. Udregn kilometertallet og gang antallet med taksten 0,30 Euro.
Budgettet skal være i Euro. I spalte 3, Udgift i DKK, skriver du beløbet i danske kroner. I spalte 4 noteres den faste omregningskurs (÷ 7,45). Når du har divideret det danske beløb med 7,45 får du prisen i Euro, som du noterer i yderste højre spalte. Når samtlige udgiftsposter er noteret, lægges de sammen, og det samlede resultat noteres i rubrikken Udgifter i alt.
I rubrik 8 skal du oplyse om den samlede finansiering af projektet. Der er i alt fire underrubrikker (1,2,3 og4), som alle skal udfyldes.
- (1) Her noteres projektets samlede udgifter i Euro
- (2) Hvis en eller flere af partnerne bidrager med egne midler, skal det noteres her. Det kan for eksempel handle om udgiftsposter, som kultKIT ikke støtter (gaver, præmier, etc.), eller hvis I modtager sponsorater eller penge fra andre puljer, fonde eller lignende. Både beløb og bidragsyder skal fremgå af teksten. Bemærk, at der IKKE er krav om egenfinansiering
- (3) Her skal I skrive det beløb, I ansøger kultKIT om. Hvis I ikke selv bidrager med penge eller modtager midler fra andre, er det samme beløb som i Udgifter i alt og 8.1.
- (4) I denne rubrik noteres det samlede beløb for projektet. Altså samme tal som i rubrik 7, Udgifter i alt.
I rubrik 9 skal de to ansvarlige projektpartnere – både den tyske og den danske – underskrive ansøgningen. Den tyske partner i a) og den danske i b). Husk også at sætte kryds for, at betingelserne for støtte er læst, og at I er indforstået med, at Kultkit benytter jeres personlige data i sin behandling af ansøgningen, og at der ikke kan udbetales støtte, hvis ikke samtlige krav til støtte er opfyldt.
Ved brug af underskriftsværktøjet Acrobat kan der underskrives direkte i en pdf-fil. Hvis underskrivningen foregår fysisk på et møde mellem partnerne, skal underskriftssiden scannes og indsættes med de øvrige sider af ansøgningen i en samlet pdf-fil. Vær opmærksom på, at der skal opbevares en papirudgave med rigtige underskrifter hos en af partnerne.
Rubrik A kan springes over af alle andre end aktører i Kreis Ostholstein, dvs., at alle danske aktører kan ignorere denne rubrik. Hvis I har en partner i Kreis Ostholstein eller Stadt Fehmarn mulighederne kan partneren benytte sig af mulighederne i rubrik A. Timerne skal ikke indregnes i selve projektbudgettet.
Spørg, hvis du er i tvivl om noget
Hvad enten, det er første gang du skal udfylde en ansøgning om støtte, eller du er en erfaren rotte i faget, vil det altid være en god idé at vende ansøgningen med din lokale Kultkit-rådgiver, før den bliver sendt afsted. Rådgiveren har stor erfaring med projekter og kan være med til at sikre, at du ikke har overset vigtige detaljer eller væsentlige oplysninger.
Foto: Colourbox.dk / Jan Sluimer
